Come evitare errori doganali comuni in Australia e Nuova Zelanda

Il vero costo della non conformità doganale in Australia e Nuova Zelanda

Quando si importa in Australia o Nuova Zelanda, la considerazione iniziale per la maggior parte delle aziende è il costo dei dazi: i pagamenti anticipati richiesti per portare le merci oltre confine. Sulla carta, questi dazi potrebbero sembrare la spesa principale: una semplice voce del budget. Tuttavia, il costo reale degli adempimenti doganali va ben oltre queste cifre visibili.

Per la maggior parte degli importatori conformi, le procedure doganali rimangono di routine e non invasive. Ma una volta che un'azienda commette un errore, sia intenzionalmente che per disattenzione, le conseguenze si intensificano rapidamente e possono diventare molto più dannose rispetto agli obblighi originali.

Ripercussioni immediate

A prima vista, i rischi di non conformità potrebbero sembrare limitati a multe imposte per la violazione delle regole. Sebbene le sanzioni finanziarie possano essere sostanziose, spesso sono solo la punta dell'iceberg.

Poiché i problemi di non conformità raramente sono incidenti isolati, una singola violazione può cambiare tutto. Non solo viene esaminata la spedizione problematica, ma vengono esaminate in dettaglio anche tutte le spedizioni passate e future. Improvvisamente, le spedizioni che una volta si muovevano senza problemi possono essere soggette a trattenute, con conseguenti spese di controstallia e di stoccaggio che si accumulano ogni giorno. Questi costi possono superare rapidamente qualsiasi sanzione iniziale.

Implicazioni a lungo termine

Se un'azienda perde lo status di Trusted Trader o Secure Exporter, rischia un futuro di frequenti ispezioni e ritardi nelle autorizzazioni. Per non parlare del danno reputazionale che i problemi di conformità possono avere sulle relazioni con i clienti e sull'accesso al mercato.

Le conseguenze più gravi

Nei casi più gravi, la merce può essere confiscata interamente ai sensi della legge doganale o della legge sulla biosicurezza. Gli errori di conformità possono anche significare perdere opportunità di risparmio sui dazi previsti dagli accordi di libero scambio (ALS) e pagare più del necessario su ogni spedizione futura fino a quando il problema non viene corretto.

I 5 principali errori di conformità e come evitarli

Per comprendere meglio dove le aziende spesso vacillano, è utile esaminare gli errori di conformità più comuni commessi dagli importatori. Evitare queste insidie è fondamentale per garantire il regolare svolgimento delle operazioni e ridurre al minimo le costose interruzioni.

1. Classificazione tariffaria errata

Si tratta del problema di conformità più frequente in Australia e Nuova Zelanda. Gli importatori spesso si affidano alle descrizioni di marketing o alle informazioni dei fornitori invece di applicare correttamente la struttura del Sistema Armonizzato e le note legali.

Questi errori derivano dal non capire che la classificazione deve considerare il materiale, la funzione e la forma, non solo il nome del prodotto. Il fatto che persino gli enti regolatori si confrontino con queste distinzioni sottolinea la necessità di solidi processi di classificazione interna e di una guida esperta.

Come evitare

Effettuate revisioni di classificazione pre-importazione e mantenete un database master HS per i vostri prodotti. Affidarsi a un agente doganale autorizzato con comprovata esperienza nel vostro settore può contribuire a garantire che le classificazioni siano accurate, conformi e aggiornate alle normative vigenti.

2. Errori di valutazione doganale

Gli errori comuni di valutazione includono l'omissione di assist di produzione come stampi, utensili e servizi di progettazione forniti gratuitamente ai fornitori, royalty o diritti di licenza non dichiarati legati a beni importati e transazioni con parti correlate che non dimostrano una determinazione del prezzo a condizioni di mercato. Spesso le aziende trascurano di adeguare i valori dichiarati per le rettifiche dei prezzi di trasferimento di fine anno, creando discrepanze che innescano verifiche contabili.

Come evitare

Implementate una politica di valutazione doganale allineata alla documentazione sui prezzi di trasferimento. Avere una politica solida garantisce che tutti i costi rilevanti, come assistenze, royalties e aggiustamenti di fine anno, vengano sistematicamente raccolti e dichiarati, riducendo il rischio di discrepanze che potrebbero innescare audit. Rivedete regolarmente e riconciliate i valori doganali con i dati finanziari per confermare accuratezza e conformità, e coinvolgete sia i team finanziari che quelli doganali nel processo per mantenere una supervisione rigorosa.

3. Errori nella documentazione dell'accordo di libero scambio

I certificati non rilasciati da enti autorizzati o privi di campi dati chiave non possono supportare le richieste di preferenza doganale. L'applicazione errata delle regole di "ottenimento totale" o "trasformazione sostanziale", le interruzioni nei requisiti di spedizione diretta ai sensi di vari FTA e la confusione tra le definizioni di "paese di fabbricazione" e "paese di origine" creano tutti fallimenti nelle richieste di FTA. Dichiarazioni incoerenti dei fornitori, specialmente nelle catene di approvvigionamento multi-source, aggravano questi problemi e spesso non vengono scoperte fino a un audit.

Come evitare

Effettuate una revisione approfondita per garantire che ogni certificato di origine sia rilasciato da un ente autorizzato, sia in linea con le regole specifiche dell'FTA e contenga tutti i campi dati richiesti, come descrizioni dei prodotti, codici tariffari e informazioni sul paese di origine. Assicuratevi di conservare copie di tutti i certificati in modo sicuro in un archivio digitale centralizzato per facilitarne il recupero in caso di revisione o audit normativo. Se permangono incertezze sull'idoneità FTA o sui requisiti di documentazione, chiedete chiarimenti alle dogane o a un broker doganale autorizzato prima dell'importazione, per evitare di fallire la conformità.

4. Non conformità alla biosicurezza

Le violazioni della biosicurezza comportano conseguenze che superano le tipiche infrazioni doganali. Le autorità possono trattenere beni a tempo indeterminato, imporre trattamenti costosi, richiedere la riesportazione o persino ordinare la distruzione. A differenza delle controversie sui dazi che possono essere risolte retrospettivamente, le normative sulla biosicurezza portano a crisi operative immediate con opzioni di riparazione limitate.

Il Biosecurity Act 2015 australiano e gli MPI Import Health Standards della Nuova Zelanda prevedono requisiti rigorosi. Fornitori di trattamento non approvati, permessi di importazione mancanti e carenze nella documentazione creano seri problemi come la perdita di contratti di fornitura.

Come evitare

Assicurarsi che tutte le importazioni soddisfino i requisiti di trattamento e ispezione previsti dalla normativa applicabile. Utilizzate solo fornitori di trattamento approvati e assicuratevi tutti i permessi di importazione e la documentazione necessari prima di spedire le merci. Esaminate regolarmente gli aggiornamenti delle normative sulla biosicurezza e formate il personale affinché possa identificare e affrontare i potenziali rischi fin dalle prime fasi della catena di fornitura.

5. Scarse pratiche di registrazione

Le violazioni della tenuta dei registri possono sembrare semplici, ma possono creare problemi di conformità a cascata. Gli errori comuni includono il mancato mantenimento di copie complete delle dichiarazioni di importazione e dei documenti di supporto, la perdita dei certificati di origine dei fornitori o dei certificati di fumigazione, e la conservazione di prove critiche solo presso spedizionieri o intermediari invece di conservare copie interne.

Non mantenere le giustificazioni di classificazione o le schede di valutazione rende la difesa in audit quasi impossibile.

Come evitare

Stabilite un sistema completo di archiviazione e recupero dei documenti con supervisione interna, senza basarvi esclusivamente sui registri del vostro broker. La gestione di un archivio digitale centrale garantisce che i documenti critici siano facilmente accessibili durante gli audit, consentendo di risolvere tempestivamente i problemi minori e contribuendo a evitare sanzioni più gravi.

Comprendete il ruolo di una sentenza vincolante

In caso di dubbi sulla classificazione, sulla valutazione o sui requisiti di conformità, prima di importare è opportuno chiedere decisioni vincolanti. Una sentenza garantisce certezza e protezione, prevenendo i problemi prima che si presentino.

Ottenere una sentenza vincolante significa che avrete una decisione formale dalla dogana o dal Ministero delle Industrie Primarie, su cui potete fare affidamento durante audit o controversie: questo riduce notevolmente il rischio di errori e ritardi costosi.

Il processo di solito prevede la presentazione di una domanda dettagliata che descriva il prodotto e i documenti di supporto. Il processo può durare diverse settimane, per cui rivolgervi al vostro spedizioniere doganale in anticipo può aiutare a garantire che la vostra domanda sia preparata correttamente. Ottenere una sentenza vincolante non solo chiarisce i vostri obblighi, ma dimostra anche un approccio proattivo che le autorità di regolamentazione considerano con favore durante le verifiche di conformità.

Capitoli tariffari particolarmente problematici

La classificazione tariffaria può essere complessa e le diverse interpretazioni tra i quadri normativi possono creare opportunità di incoerenza. È importante avere una motivazione di classificazione ben documentata e, in caso di incertezza, ottenere una sentenza vincolante prima dell'importazione.

Il sistema di classificazione internazionale utilizzato per assegnare i codici tariffari, il Sistema Armonizzato (SA), crea costantemente controversie di classificazione.

Ad esempio, i Capitoli 84-85 (macchinari e articoli elettrici) comportano complesse determinazioni di parti rispetto ad articoli completi. Il capitolo 39 (materie plastiche) richiede la distinzione tra articoli finiti e componenti. I capitoli 73-83 (raccordi metallici, elementi di fissaggio e ferramenta) creano problemi in merito alle "parti di uso generale" rispetto alle parti specializzate. Il capitolo 94 (mobili) riguarda assemblaggi di materiali misti che complicano la classificazione.

Misure da adottare in caso di problemi di conformità

Se si scoprono errori di conformità, la trasparenza e la rapidità sono importanti. Collaborate con il vostro broker doganale per valutare l'entità e l'impatto del problema. Effettuare comunicazioni volontarie alle agenzie di regolamentazione australiane o neozelandesi, ove opportuno, dimostra buona fede e solitamente si traduce in un trattamento più favorevole.

Documentate tutto: cosa è andato storto, perché è andato storto e cosa state facendo per evitare che si ripeta. Se non siete d'accordo con una valutazione, intermediari doganali esperti possono aiutarvi a spiegare le opzioni di difesa e mettervi in contatto con competenze legali quando necessario. La chiave è non ignorare mai le questioni di conformità. Sperare che scompaiano non fa che peggiorare inevitabilmente i problemi.

Cosa cercare in un fornitore doganale

Quando selezionate un fornitore di servizi di intermediazione doganale, considerate la capacità di offrire soluzioni e supporto proattivi. Cercate un fornitore, come C.H. Robinson, che combini competenze globali e conoscenze regionali che possa aiutare a stabilire solidi quadri di classificazione, implementare politiche di valutazione efficaci e mantenere una documentazione pronta per l'audit.

Anche l'integrazione tecnologica è fondamentale; scegliete un fornitore che sfrutti gli strumenti digitali per garantire la coerenza tra le spedizioni e identificare in modo proattivo i potenziali problemi di conformità.

Solidi rapporti di lavoro con le autorità regolatorie, come l'Australian Border Force (ABF) e la Dogana della Nuova Zelanda, possono facilitare una rapida risoluzione delle domande e aiutare a risolvere direttamente le problematiche.

Inoltre, i fornitori che comprendono cosa serve per mantenere registri dettagliati sulla classificazione, la valutazione, i pagamenti dei dazi e i costi di sbarco possono scoprire modelli e opportunità che potrebbero non essere evidenti internamente, supportando un migliore processo decisionale e una migliore gestione dei rischi.

Iniziate a esplorare le dogane con fiducia

Gestire con successo la conformità doganale richiede una continua attenzione ai dettagli e la volontà di adattarsi all'evoluzione delle normative. Collaborando con il giusto fornitore di servizi doganali e adottando la tecnologia, le aziende possono evitare in modo proattivo gli errori più comuni e cogliere nuove opportunità nel commercio internazionale.

Avete bisogno di aiuto per rafforzare il vostro programma di conformità doganale? Mettetevi in contatto con i nostri esperti doganali per rivedere i vostri processi, identificare i rischi e implementare soluzioni su misura per la vostra attività.